RFP360: Технологія, яка розвивається, щоб зняти біль з RFP

RFP360

Всю свою кар’єру я провів у галузі продажу та маркетингу програмного забезпечення. Я поспішав залучити гарячих потенційних клієнтів, прискорити цикл продажів і виграти угоди - це означає, що я вклав сотні годин свого життя, обдумуючи, працюючи та відповідаючи на RFP - необхідне зло, коли справа доходить до перемоги в новому бізнесі .

RFP завжди відчували себе нескінченною паперовою погонею - жахливо повільним процесом, який неминуче вимагав пошуку відповідей від управління продуктами, конфліктів із юридичними, вирішення проблем з ІТ та підтвердження цифр у фінансах. Ті, хто знайомі, знають - список можна продовжувати. Спеціалісти з маркетингу, продажів та розвитку бізнесу проводять незліченні години, неефективно переглядаючи попередні відповіді на повторювані запитання, переслідуючи відповіді на нові запитання, перевіряючи інформацію та шукаючи схвалення знову і знову. Процес складний, трудомісткий і напружує ресурси будь-якої організації. 

Незважаючи на стрімкий розвиток технологій, для багатьох підприємств процес RFP дуже мало змінився від мого досвіду на початку моєї кар'єри більше десяти років тому. Команди маркетингу все ще використовують ручні процеси для складання пропозицій, використовуючи відповіді, отримані з будь-якої кількості джерел, які можуть міститися в електронних таблицях Excel, спільних документах Google і навіть архівах електронної пошти.

Тим не менш, ми не тільки відчайдушно бажаємо, щоб процес RFP був більш ефективним, галузь починає вимагати цього, саме тут виникає програмне забезпечення, що робить величезний вплив на ландшафт RFP.

Переваги програмного забезпечення RFP

Окрім того, щоб зробити будівництво RFP менш болючим; встановлення швидкого, повторюваного процесу для ПП може мати прямий вплив на дохід. Тут вступає нова технологія RFP.

Програмне забезпечення RFP централізує та каталогізує загальні запитання та відповіді у бібліотеці вмісту. Більшість з цих рішень засновані на хмарі та підтримують співпрацю в режимі реального часу між менеджерами пропозицій, експертами з питань вирішення питань та затверджувачами виконавчого рівня.

Зокрема, RFP360 дозволяє користувачам швидко: 

  • Зберігайте, знаходьте та повторно використовуйте вміст за допомогою власної бази знань
  • Працюйте з колегами над однією версією одного документа
  • Призначайте запитання, відстежуйте прогрес та автоматизуйте нагадування
  • Автоматизуйте відповіді за допомогою ШІ, який визначає питання та вибирає правильну відповідь
  • Отримайте доступ до бази знань та працюйте над пропозиціями в Word, Excel та Chrome за допомогою плагінів.

Настільний відповідач

Як результат, користувачі a RFP360Рішення щодо управління пропозиціями повідомляють, що вони змогли різко скоротити загальний час відгуку, збільшити кількість запрошень на участь у конкурсі, і одночасно поліпшити загальний коефіцієнт виграшів.

Цього року ми відреагували на 85 відсотків більше RFP, ніж минулого року, і ми збільшили рівень просування на 9 відсотків.

Еріка Клаузен-Лі, керівник відділу стратегії InfoMart

Швидше реагуючи, ви отримаєте більше загальних можливостей для забезпечення послідовних, точних та ефективних відповідей, які, швидше за все, виграють бізнес.

Підвищення узгодженості RFP

Користуючись Базою знань платформи, користувачі можуть легко зберігати, систематизувати, шукати та повторно використовувати попередній вміст пропозицій, даючи їм фору на відповіді RFP. Централізований центр вмісту пропозицій утримує вашу команду від переписування існуючих відповідей, дозволяючи збирати дані та зберігати найкращі відповіді для подальшого використання.

Ми маємо впевненість, що наші знання є безпечними та послідовними. Нам не потрібно турбуватися про те, що ми втратимо будь-який досвід МСП, якщо хтось звільниться або піде у відпустку. Ми не витрачаємо години на пошук попередніх відповідей і намагаємося з’ясувати, хто що робить, тому що всі питання та відповіді є саме там, у RFP360.

Беверлі Блейклі Джонс з National Geographic Learning | Cengage Case Study

Покращення точності RFP 

Неправильні або застарілі відповіді може бути складно вловити навіть для найдосвідченішого члена команди. У поєднанні з часто зустрічається терміном швидкого повороту на RFP, ризик надання недосконалих інформаційних з'єднань. На жаль, недостовірна інформація може також коштувати надзвичайно дорого, оскільки може коштувати вам самого бізнесу, яким ви прагнете займатися. Неправильна відповідь RFP може призвести до виключення з розгляду, тривалих переговорів, затримок у укладанні контрактів або ще гірше.

Хмарне програмне забезпечення RFP вирішує цю проблему, дозволяючи командам оновлювати свої відповіді з будь-якого місця в будь-який час і впевнено знаючи, що зміни відображаються в масштабі всієї системи.

Наприклад, цей тип функціональних можливостей є чудовим інструментом, коли продукт чи послуга зазнає частих оновлень, які потрібно включити у стандартну відповідь. У багатьох випадках, зіткнувшись із таким типом змін, команди повинні пройти цілу організаційну схему, щоб забезпечити прийняття оновлень інституційно, а потім слідкувати за кожним членом, щоб переконатися, що це було зроблено на індивідуальному рівні, а також перевіряти кожну пропозицію перед тим, як вони вийти. Це виснажує.

Хмарне програмне забезпечення RFP керує цими змінами для всього бізнесу та служить єдиною інформаційною палатою для змісту вмісту.

Підвищення ефективності RFP

Найбільша перевага програмного забезпечення RFP полягає в тому, як швидко підвищується ефективність - по-своєму, час, необхідний для створення RFP за допомогою цього типу технології, порівнянний з різницею між пересуванням від узбережжя до побережжя та польотом. Багато програмних рішень RFP, включаючи RFP360, також базуються на хмарі, що дозволяє швидко розгортати, тобто результати майже миттєві.

Час до вартості (TtV) - це ідея того, що існує годинник, який відстежує, скільки часу проходить у клієнта від підписаного контракту до "а-ха-моменту", коли вони повністю розуміють цінність і розкривають потенціал програмного забезпечення. Для програмного забезпечення RFP цей момент, як правило, трапляється через кілька тижнів після підписання контракту, коли користувач працює з командою взаємодії з клієнтами над своїм першим RFP. Стандартні відповіді та перша пропозиція завантажуються в систему, потім момент ах-ха - програмне забезпечення розпізнає питання та вставляє правильні відповіді, заповнюючи в середньому від 60 до 70 відсотків RFP - за мить. 

Ми виявили, що інтерфейс RFP360 був найбільш інтуїтивно зрозумілим та простим для запуску та роботи. Для нас існувала дуже мінімальна крива навчання, і це дозволило нам відразу збільшити результативність.

Емілі Тіппінс, адміністратор з продажу послуг Swish Maintenance | Приклад

Еволюція процесу RFP дає користувачам час назад, щоб зосередитись на стратегічних ініціативах вищого рівня. 

Це, безумовно, зробило нас більш ефективними. RFP360 повернув нам час і дозволив по-справжньому обирати наші проекти. Ми вже не шалені. Ми можемо глибоко вдихнути, зосередитись на стратегічності та переконатися, що ми обираємо правильні проекти та надаємо якісні відповіді.

Брендон Файф, співробітник з розвитку бізнесу в CareHere

Технологія RFP Must-Haves

  • Бізнес поза RFP - Програмне забезпечення реагування стосується не лише RFP, ви також можете керувати запитами на інформацію (RFI), анкетами безпеки та належної перевірки (DDQ), запитами на кваліфікацію (RFQ) тощо. Ця технологія може бути використана для будь-якого типу стандартизованої форми запитань та відповідей із повторюваними відповідями.
  • Найкраща у своєму класі зручність використання та підтримка - Не кожен, хто працює над RFP, є суперкористувачем. Заявки на участь у конкурсі вимагають участі багатьох відділів та експертів з предметів з різним рівнем технічної кваліфікації. Виберіть рішення, яке є простим у користуванні та інтуїтивно зрозумілим, з чудовою підтримкою клієнтів.
  • Досвід і стабільність - Як і у будь-якого постачальника технологій SaaS, ви можете очікувати регулярних оновлень та вдосконалень від вашої технології RFP, але переконайтеся, що компанія має досвід надання справді корисних функцій, на які ви можете розраховувати.
  • База знань  - Кожне рішення RFP повинно містити концентратор для пошуку вмісту, який дозволяє вашим користувачам легко співпрацювати та надавати оновлення відповідей, призначених їм. Шукайте рішення, яке використовує ШІ, щоб відповідати загальним питанням та їхнім відповідям.
  • Інтелектуальні плагіни та інтеграції - Технологія RFP повинна працювати з програмами, якими ви користуєтесь. Шукайте плагіни, які дозволять вам використовувати свою базу знань, працюючи над відповіддю у таких програмах, як Word або Excel. Програмне забезпечення також має інтегруватися з ключовими CRM та додатками для підвищення продуктивності, щоб безперешкодно підтримувати ваші існуючі процеси RFP.

Витрачайте менше часу та виграйте більше виграшних пропозицій

RFP - це перемога. Вони призначені для того, щоб допомогти покупцеві вирішити, хто найкращий, і чим швидше ви зможете довести, що ваш бізнес відповідає вимогам, тим краще. Програмне забезпечення RFP прискорює ваш процес, щоб швидше взяти вас до розгляду, закрити більше бізнесу та дати ще більше можливостей для перемоги.

Оскільки маркетингові команди стають ще більш узгодженими та співпрацюють з операціями з доходів, технологія RFP стає ще більш важливою для процесу. Попит на швидкі RFP-відповіді не зникає. Тож не чекайте, поки ви більше не зможете прийняти технологію, яка заощаджує ваш час на ваших вимогах. Ваші конкуренти точно не будуть.

Запит на демонстрацію RFP360

Що ви думаєте?

Цей сайт використовує Akismet для зменшення спаму. Дізнайтеся, як обробляються ваші дані коментарів.